Загальний відділ

 

 Однією із найважливіших умов, яка забезпечує чіткість роботи всіх структурних підрозділів вузу, є кваліфіковане діловодство, яке включає організацію приймання, розгляду, реєстрації і індексації, оформлення документів, контролю за їх виконанням, порядок класифікації, формування справ і їх збереження, підготовки для передачі в архів.
Діловодство є важливою складовою частиною роботи кожної установи, організації. Організація і ведення документації в університеті покладається на загальний відділ, а в структурних підрозділах - на співробітників, які призначені керівниками підрозділів відповідальними за цю роботу.
Загальний відділ є структурним підрозділом Державного економіко-технологічного  університету транспорту і підпорядковується безпосередньо ректору.
Загальний відділ у своїй діяльності керується:
·       законами і постановами Верховної Ради України;
·       актами Президента України та Кабінету Міністрів України;
·       правилами внутрішнього розпорядку;
·       нормативними актами Міністерства освіти і науки України, наказами та вказівками керівництва вузу та діючою інструкцією з діловодства;
·       інструкцією про порядок обліку, зберігання і використання документів, справ видань та інших матеріальних носіїв інформації, які містять конфіденційну інформацію, що є власністю держави від 27.11.1998 р.;
·       правилами та вказівками архівних органів;
·       Регламентом університету;
·       положенням про загальний відділ.
Основними завданнями загального відділу є встановлення єдиного порядку роботи з документами в університеті на основі використання обчислювальної техніки згідно з основними положеннями ЄДСД (єдина державна система
Відповідно до основного завдання загальний відділ:
·       розробляє інструкції з діловодства, номенклатуру справ загального відділу;
·       складає зведену номенклатуру справ університету, своєчасно затверджує та
·       доводить до структурних підрозділів;
·       організовує тиражування і розсилку наказів, вказівок ректора і проректорів
·       університету, оформлює їх передачу в архів університету;
·       організовує контроль за виконанням розпорядчих документів вищих органів, керівництва вузу;
·       здійснює контроль за підготовкою та оформленням документів, за їх своєчасним виконанням в університеті, вживає заходів до скорочення термінів проходження і виконання документів, узагальнює та аналізує дані про хід і результати цієї роботи;
·       приймає, реєструє, веде облік, забезпечує, зберігає оперативний розшук інформування за документами та доставляє документи;
·       забезпечує додержання єдиного порядку відбору, обліку, збереження, якості оброблення та використання документів, що створюються під час діяльності університету;
·       здійснює керівництво роботою з діловодства в підрозділах університету;
·       завіряє печаткою документи у випадках, передбачених інструкцією для роботи з документами;
·       оформляє, реєструє службові відрядження;
·       забезпечує деканати, кафедри та інші підрозділи службовими бланками і здійснює контроль за їх правильним використанням;
·       здійснює облік документів "Для службового користування";
·       веде та формує справи, зберігає справи і передає їх в архів університету;
·       подає в бухгалтерію звіти поштових витрат.